Thủ tục hải quan xuất khẩu hàng hóa: Hướng dẫn chi tiết từng bước
Thủ tục hải quan là khâu bắt buộc trong mọi giao dịch xuất khẩu, nhưng lại là bước khiến nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ lúng túng nhất do liên quan đến nhiều loại giấy tờ, hệ thống khai báo điện tử và các quy định chuyên ngành khác nhau tuỳ mặt hàng. Một quy trình hải quan được chuẩn bị tốt không chỉ giúp hàng hóa thông quan nhanh mà còn giảm đáng kể chi phí lưu kho bãi, tránh rủi ro bị kiểm tra thực tế kéo dài.
Bài viết tổng hợp quy trình chuẩn theo Luật Hải quan hiện hành, giúp doanh nghiệp hình dung rõ từng bước cần thực hiện.
Chuẩn bị hồ sơ hải quan xuất khẩu
Bộ hồ sơ hải quan xuất khẩu cơ bản gồm: tờ khai hải quan (khai qua Hệ thống VNACCS/VCIS), hóa đơn thương mại, hợp đồng mua bán ngoại thương hoặc chứng từ có giá trị tương đương, phiếu đóng gói hàng hóa. Với một số mặt hàng đặc thù, doanh nghiệp cần bổ sung giấy phép xuất khẩu (với hàng hóa thuộc danh mục quản lý chuyên ngành), giấy chứng nhận kiểm dịch động thực vật, hoặc giấy chứng nhận hợp quy.
Việc chuẩn bị đầy đủ, chính xác hồ sơ ngay từ đầu giúp tránh tình trạng tờ khai bị phân luồng đỏ (kiểm tra thực tế hàng hóa) do thiếu chứng từ, kéo dài thời gian thông quan thêm nhiều ngày.
Khai báo hải quan điện tử qua VNACCS
Hiện nay, gần như 100% doanh nghiệp thực hiện khai báo qua Hệ thống thông quan tự động VNACCS/VCIS. Doanh nghiệp cần có chữ ký số, phần mềm khai báo hải quan tương thích để truyền tờ khai. Sau khi truyền tờ khai, hệ thống sẽ tự động phân luồng: luồng xanh (miễn kiểm tra hồ sơ và hàng hóa, thông quan ngay), luồng vàng (kiểm tra chi tiết hồ sơ giấy) hoặc luồng đỏ (kiểm tra thực tế hàng hóa).
Doanh nghiệp có lịch sử tuân thủ tốt, được xếp hạng doanh nghiệp ưu tiên sẽ có tỷ lệ được phân luồng xanh cao hơn, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí logistics về lâu dài.
Kiểm tra thực tế hàng hóa (nếu bị phân luồng đỏ)
Khi tờ khai bị phân vào luồng đỏ, công chức hải quan sẽ tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa tại cảng, kho bãi hoặc địa điểm kiểm tra tập trung. Doanh nghiệp cần sắp xếp để đại diện có mặt, chuẩn bị hàng hóa thuận tiện cho việc kiểm tra (không đóng gói quá kín, có thể mở kiểm mẫu). Tỷ lệ và mức độ kiểm tra (kiểm tra toàn bộ hay kiểm tra xác suất) tùy thuộc vào mức độ rủi ro của lô hàng theo đánh giá của hệ thống quản lý rủi ro hải quan.
Sau khi kiểm tra đạt yêu cầu, cơ quan hải quan sẽ xác nhận thông quan trên hệ thống, doanh nghiệp có thể tiến hành các bước tiếp theo để hàng hóa được xếp lên phương tiện vận chuyển.
Nộp thuế và các khoản phí liên quan
Phần lớn hàng hóa xuất khẩu của Việt Nam được miễn thuế xuất khẩu, tuy nhiên một số nhóm hàng tài nguyên, khoáng sản vẫn chịu thuế xuất khẩu theo biểu thuế hiện hành. Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu ý các khoản phí khác như phí hạ tầng cảng biển, phí lưu kho bãi (nếu có), phí dịch vụ khai báo hải quan nếu thuê đại lý làm thủ tục thay.
Việc tính toán và dự trù đầy đủ các khoản phí này ngay từ khâu báo giá cho đối tác nhập khẩu giúp doanh nghiệp tránh tình trạng đội chi phí ngoài dự kiến, ảnh hưởng đến biên lợi nhuận của lô hàng.
Lưu trữ hồ sơ và quyết toán sau thông quan
Sau khi hàng hóa thông quan, doanh nghiệp có nghĩa vụ lưu trữ toàn bộ hồ sơ, chứng từ liên quan trong thời hạn theo quy định pháp luật (thường là 5 năm) để phục vụ công tác kiểm tra sau thông quan của cơ quan hải quan. Đây là bước nhiều doanh nghiệp bỏ qua nhưng lại rất quan trọng, bởi hải quan có quyền kiểm tra hồi tố nếu phát hiện dấu hiệu bất thường trong khai báo trị giá, mã HS hoặc xuất xứ hàng hóa.
Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình lưu trữ hồ sơ điện tử có hệ thống, phân loại theo từng lô hàng, giúp việc tra cứu, đối chiếu khi cần trở nên nhanh chóng và chính xác.
Kết luận
Thủ tục hải quan tuy có nhiều bước nhưng hoàn toàn có thể được chuẩn hóa thành quy trình nội bộ rõ ràng nếu doanh nghiệp đầu tư đúng mức vào con người và hệ thống. Với các doanh nghiệp mới bắt đầu xuất khẩu, việc hợp tác với đại lý hải quan uy tín trong giai đoạn đầu là lựa chọn hợp lý để giảm thiểu rủi ro trong lúc xây dựng năng lực nội bộ.
